Rechnung per E-Mail: Was ist möglich und was nicht?
Im Zeitalter des Internets werden immer mehr Dienstleistungen per E-Mail übermittelt, so beispielsweise auch Textarbeiten. Für Texter erscheint es auf den ersten Blick besonders attraktiv, kurzerhand auch die Rechnung per E-Mail (oder Fax) zu versenden. Das spart Portokosten und einen Nachweis über den Versand hat man zudem. Schließlich kann der Empfänger sich dieses Exemplar der Rechnung per E-Mail doch einfach selbst ausdrucken, oder? Nein, vorsicht: Auch hier gibt es einiges zu beachten, damit die Rechnung auch per E-Mail ihre rechtsmäßige Gültigkeit besitzt.
- Der Empfänger Ihrer Rechnung muss mit der elektronischen Übermittlung ausdrücklich einverstanden sein. Sie haben also nicht das Recht, selbst zu entscheiden, auf einen Postversand zu verzichten . Einvernehmlichkeit ist Pflicht, dies besagt § 14 UStG.
Gibt der Rechnungsempfänger sein "ok" zur Rechnung per E-Mail, sind einige weitere Feinheiten zu beachten. Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung muss bei elektronischem Versand eine Besonderheit aufweisen:
- Ihre Rechnung muss eine elektronische Signatur enthalten. Anderenfalls kann es auch lange nach der Begleichung passieren, dass beispielsweise das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt.
Darüber hinaus muss auch eine elektronisch zugestellte Rechnung alle üblichen Formalitäten erfüllen. Dazu gehört:
- Ihr Name, ggf. Ihre Firmenbezeichnung, Anschrift, Kontaktdaten
- Ihre Steuernummer muss vermerkt sein
- Ihr korrektes Zahlungsziel und die Zahlungsfrist
- Bei Kleinunternehmern ein Verweis auf § 19 UStG, ansonsten der angewandte Steuersatz
- Ausstellungszeitpunkt und fortlaufende Rechnungsnummer
- eine genau Aufschlüsselung der zu bezahlenden Posten